【タイムマネジメント】タスク山積み状態から抜け出す方法（前編）

2024 11/11

2024年1月24日 2024年11月11日

やることが多過ぎる
作業が山積みで、何から手を着けていいかわからない
ひとつひとつの作業に集中できず、作業スピードが上がらない
落ち着いたら着手しようと思っているプロジェクトが永遠に手つかず
1日24時間じゃ足りなーい

個人事業主、起業家、経営者だけでなく、会社員でも公務員でも・・・
多くの人の頭を悩ませている「時間が足りない問題」「やること多過ぎ問題」

　　POINT

今回はこの問題に切り込みますよ！
キーワードは「時間割」です！

学校の「時間割」って実は画期的！？

子どもの頃、学校で使われていた時間割。
月曜日の1時間目は「国語」2時間目は「理科」・・・という感じでした。懐かしいですよね。
決められた時間に決められた教科の授業をするのが時間割。時間割って子どもの頃は何も考えずにやっていたと思いますが、実はものすごい効率的！

「この時間はみんなで算数、かけ算の勉強していきますよ。だから、それ以外のことは考えないでね。」
ということなので、とても効率的です。

もし、学校に時間割りがなかったらどうでしょう？
学ぶ側と教える側のベクトルは当然一致しません。
自分が何の目的で、どんなことをすべきなのかがわからない状態になります。だから、思い思いの時間を過ごすことになりますよね。

先生
わり算を教える

子どもＡ
僕は外に出て遊ぶ

子どもＢ
私は絵を描く

こうなると全員の意識がカオス状態。1日の終わりにみんなで何かをやったという共通の記憶は残らず「あれ？今日1日みんな何してたっけ？」って状態に陥ってしまいます。これじゃー何も前進しません。。

全てが自由だとダメになる？

子どもの頃は当たり前だった「時間割」
この時間割という規則がこそが、いい意味で僕たちを支配してくれていた。つまり、僕たちは全てが自由だとロクな生活をしないんじゃないか、ということなんです。

これって、起業初期の状態に似ています。
起業したら、全てを自分で決められるようになります。何もかもが自由！
始業時刻も自分で決められる、勤務時間も休憩時間も自分次第、休みの日も何もかも、全て自分で決められる、そんな自由の世界。何にも縛られない状態です。
だからこそ、朝ゆっくり起きてみたり、タスクは山積みなのに何から手を着けていいかわからなくなったり・・・

実は、人は何もかも自由になるより、制限されたり縛られたりして不自由な環境の方が工夫するし、考えて行動するもんなんです。なので、時間割という規則で縛られていた方がパフォーマンスを発揮できると僕は考えています。

ビジネスにも時間割を！

時間割を「ビジネスバージョン」にしてみると
その時間に取り組むタスクを決め、その完遂だけに集中する、ということ。

もしもビジネスに時間割がなかったら。。。

あのタスクもやらなきゃ。
そういえば、このタスクもやらなきゃいけなかった。
おっとクライアントさんから問い合わせきたな。すぐに対応しなきゃ。
いやいや、でもこっちのタスクも急ぎだったよな。どっちもはやく終わらせなきゃ、やばいよな。
あらま、◯◯さんからも問い合わせがきちゃったよぉ・・・

なんてバタバタやっている間にもう夕方・・・

といった感じで「今日1日で完遂したタスクって何かあったっけ？」となり、ほとんど前進しません。

時間割をつくって、その時間に取り組むべきタスクだけに集中する方が効率が良いと思いませんか？
ビジネスにも時間割が必要なんです！

仕事に時間割を導入するメリット

目先のタスクだけでなく、未来用タスクにも着手できる
毎日やることに迷わない
集中力が高まるので作業が速くなる
タスクの山が減る
打ち合わせなどのスケジュール決めもスムーズ

目先のタスクだけでなく、未来用タスクにも着手できる

「落ち着いたら△△をやろう」
「手が空いたら◯◯プロジェクトを立ち上げよう」

なーんて思ってる人、めちゃくちゃ多いと思います。
でも、そう言って落ち着いた人を見たことがありませんし、僕自身も落ち着いたことはありません。
なので、「落ち着いたら」は一生こないんです。

そこで、「時間割」の登場です！
時間割に、あらかじめ落ち着いたらやろうと思っていることに使う時間を入れておくんです。これで後回しにならずにすみます。
今すぐやるべきコトだけでなく、いずれやりたいと思っている新しいプロジェクトや、商品開発など、未来用タスクに着手できるのは、大きなメリットです。（未来用タスクの詳細は後ほど）

毎日やることに迷わない／集中力が高まるので作業が速くなる／タスクの山が減る

この３つは解説するまでもなく文字通りです。
時間割が決まっていると、時間になれば決められたタスクにとりかかるだけ。何をしようかな・・・と悩むことはなく、やることに迷いません。
その時間に何をすべきかが明確になっているので、集中してタスクに取り組めます。集中していると作業のスピードが上がるので、山積みのタスクがどんどん減っていきます。

打ち合わせなどのスケジュール決めもスムーズ

「10時～12時はクライアントさんとの打ち合わせ、社内打ち合わせの時間」というように、あらかじめ時間割が決まっているとスケジューリングがとってもスムーズになります！

クライアントから「◯日に打ち合わせしたいんですけど、時間ありますか？」と問い合わせがきても

◯日はコレをやって、アレもやらなきゃいけなかったな。
えーっと他に予定あったっけ？
午前中は難しいから13時くらいかな・・・
よし、13時で返信しておこう。

なんて考えなくても、即答できるようになります。

コレが仕事の時間割

ではでは、仕事の時間割って一体どんなものか、具体体に紹介していきます！

仕事の時間割とは
１日の時間をいくつかのブロックに分けて、やるべき作業を分類すること
です。

時間のブロックをつくる

ブロック	時間
朝	～８時
午前前半	８～10時
午前後半	10～12時
午後前半	13～15時
午後後半	15～17時
夕方	17～19時
夜	19時～

こんな感じで、１日をいくつかのブロックに分けます。

それぞれのブロックの時間は目安なので自分で調整してみてください。人によっては３時間ごと、朝は１時間で昼は２時間のブロックにする、などなど、自分に合ったブロックに分けてください。
おすすめは、自分のバイオリズムに合った４～６ブロックをチョイスすること。例えば、夕方以降は集中力が切れてしまう、という場合は、朝～午後後半くらいまでの間でブロックを選ぶといった感じです。

大切なのは自分のバイオリズムに合わせたブロック（時間帯）を意識することです。

４つのやるべき作業をセットする

ブロックができたら、そこにやるべき作業をセットしていきます。
やるべき作業は４つあります。

①日常の雑務
②日常の実務
（1）軽めのタスク
（2）重めのタスク
③未来用タスク
④未来用投資

やるべき作業①日常の雑務

毎日の受け身的な作業です。

問い合わせの返信
依頼の取り次ぎ
更新作業や修正作業
など

やるべき作業②日常の実務

サービス提供のために、実際に行う作業です。

デザイナーならデザイン、ライターなら執筆、コンサルならコンサル業務といった、ビジネスのメイン作業であり、売上に直結している作業のことです。
日常の実務はさらに２種類に分けられます。

（１）軽めの実務
ひとつひとつの負担が少なくて、まとめたり連続したりしてできるもの
・資料の印刷
・資料のファイリング
　など

（２）重めの実務
頭を使うので、他のタスクとは平行させずにそれにフォーカスして集中しなければならない作業
・記事の執筆
・コンサル業務
・リサーチ
　など

会議で使うために資料を印刷したり、ファイリングしたりすることは頭を使う作業ではありませんよね。それに印刷→ファイリングと連続したり、同時進行させたりしても問題ない作業です。
しかし、会議でプレゼンしながら別の作業を行うことはできません。
どちらも売上に直結する作業ではありますが、並行できる作業か、そうでないかがポイントです。

やるべき作業③未来用タスク

今現在の売上に直結していないけれど、ビジネスを前進させる作業です。

・情報発信
・商品開発
・事業戦略
　など

ビジネス拡大のために、オリジナル商品を開発したいと言う場合
商品開発の作業自体がすぐに売上に直結することはありません。でも、商品が完成し、それが売れたならば売上に結びつきますよね。今すぐではないけれど、未来のためにやるタスクということで、冒頭の「落ち落ち着いたら着手しようと思っているプロジェクト」なんかもここに含まれます。